Tecnologia e procedimento trabalham juntos. As relações abaixo explicam recursos de apoio, sem declarar conformidade automática ou autorização para eliminar documentos. A aplicação depende da classe documental, da época dos fatos, do destinatário e das regras específicas, com avaliação jurídica e técnica da instituição.
Digitalização com controle
O que as referências estabelecem
A Lei nº 12.682/2012 condiciona a equivalência probatória à observância dos requisitos legais e exige proteção dos arquivos e indexação para sua localização. O Decreto nº 10.278/2020 detalha qualidade, integridade, rastreabilidade e preservação no seu âmbito de aplicação.
Para comprovação perante entidades públicas, o art. 5º do decreto reúne assinatura ICP-Brasil, padrões do Anexo I e metadados do Anexo II. Há exclusões no art. 2º e regras próprias para relações entre particulares no art. 6º.
Como o Trend GED apoia
A digitalização, a revisão das páginas, os ajustes de imagem, a organização por índices e as opções de exportação em PDF/A ajudam a executar e conferir as etapas de preparação documental.
Na instituição: defina a classe documental, a qualidade de captura e o formato exigido. Confira o arquivo produzido; selecionar PDF/A ou aplicar OCR, isoladamente, não demonstra o atendimento ao processo completo.
Metadados e identificação
O que as referências estabelecem
O art. 5º, III, e o Anexo II do Decreto nº 10.278/2020 definem os metadados mínimos nas situações ali previstas: identificação e contexto do documento, autoria, informações da digitalização e hash da imagem. Há elementos adicionais para documentos digitalizados por entidades públicas.
Como o Trend GED apoia
O Trend GED permite preencher propriedades do PDF e metadados personalizados com nome e valor. Pastas e campos de indexação ajudam a organizar o cadastro e a localizar os documentos.
Na instituição: mapeie cada requisito para o campo correspondente e confira seu preenchimento. Propriedades básicas de PDF não cobrem, por si só, todo o Anexo II. Não se presume geração automática de hash ou de todos os metadados exigidos.
Assinatura digital e ICP-Brasil
O que as referências estabelecem
A MP nº 2.200-2/2001 institui a ICP-Brasil. O art. 10, § 1º, trata da presunção das declarações em relação aos signatários; o § 2º admite outros meios de comprovação quando aceitos nas condições legais. A assinatura não torna o conteúdo absolutamente verdadeiro.
A Lei nº 14.063/2020 distingue níveis de assinatura e seus âmbitos de uso. O capítulo II não se aplica indistintamente a relações privadas ou a processos judiciais. O DOC-ICP-15.03 define requisitos técnicos das políticas de assinatura.
Como o Trend GED apoia
O sistema oferece assinatura de PDFs com certificados ICP-Brasil, políticas PAdES AD-RB/AD-RC, carimbo do tempo e recursos de LTV, conforme a configuração. O fluxo permite conferir integridade, certificados e evidências de validação.
Na instituição: escolha o certificado, a política e os serviços exigidos pelo destinatário. Confira o resultado de cada assinatura. TimeStamp e LTV dependem das evidências e dos serviços disponíveis; a referência ao ITI não representa certificação do software.
Proteção de dados e acesso
O que as referências estabelecem
A LGPD exige finalidade, necessidade, base legal e medidas de segurança compatíveis com o tratamento. Dados de saúde têm proteção específica. Conservação e eliminação devem considerar as hipóteses legais e os direitos dos titulares.
A Resolução CD/ANPD nº 15/2024 disciplina comunicação e registro de incidentes. A nº 18/2024 trata da atuação do encarregado e das responsabilidades do agente de tratamento.
Como o Trend GED apoia
Permissões por rotina, restrições a pastas, confidencialidade dos documentos e criptografia das imagens apoiam o controle de acesso. Registros de auditoria identificam ações, usuário, data, hora e IP da estação.
Na instituição: defina bases legais, responsáveis, perfis de acesso, retenção e resposta a incidentes. O GED fornece controles de apoio; não substitui a avaliação do controlador, o encarregado nem as comunicações obrigatórias à ANPD e aos titulares.
Guarda e descarte do papel
O que as referências estabelecem
A Lei nº 12.682/2012 e os arts. 8º a 12 do Decreto nº 10.278/2020 vinculam o descarte às condições aplicáveis e à preservação. Documentos históricos e regimes específicos exigem tratamento próprio.
A Lei nº 8.159/1991 prevê autorização arquivística para eliminação de documentos públicos e proteção de arquivos privados reconhecidos como de interesse público e social. O procedimento público não se aplica automaticamente a todo acervo privado.
Como o Trend GED apoia
O módulo de descarte físico reúne temporalidade configurada, bloqueios jurídicos, históricos ou administrativos, validação técnica, aprovação de lotes e registro da execução com evidências. O registro do descarte físico preserva os documentos digitais.
Na instituição: aprove a tabela de temporalidade e destinação (TTD), os marcos de contagem e as responsabilidades. A instituição ou o prestador realiza a destruição física. A aprovação no sistema não substitui autorizações legais, arquivísticas ou profissionais.
O que as referências estabelecem
O CPC disciplina a prova por reproduções digitalizadas, a impugnação de autenticidade e o uso de documentos eletrônicos. A Lei nº 11.419/2006 contém regras para o processo eletrônico e preservação de originais nas hipóteses do art. 11.
Como o Trend GED apoia
Índices, pesquisa e exportação ajudam a localizar e preparar documentos para análise. Os bloqueios do módulo de descarte físico permitem registrar impedimentos jurídicos à destinação do papel.
Na instituição: avalie com o Jurídico o processo, a classe documental, o prazo e a necessidade de manter o original. Um arquivo aceito no GED não é automaticamente aceito como prova pelo destinatário; a aplicação trabalhista das regras processuais depende de compatibilidade.
