Ilustração conceitualPastas, subpastas e índices dão contexto ao acervo.
Uma estrutura que acompanha a sua rotina.
Documentos ficam mais úteis quando a equipe sabe onde procurá-los e como identificá-los. O Trend GED permite organizar o acervo em pastas e subpastas e utilizar campos de indexação conforme as necessidades do cadastro.
Pastas e subpastas
Estruture o acervo por assuntos ou conjuntos documentais. Defina uma organização que faça sentido para quem cadastra os documentos e para quem os consulta.
Campos de indexação
Registre as informações que ajudam a identificar cada documento. O preenchimento dos índices dá contexto ao cadastro e apoia a pesquisa no acervo.
Apoio do OCR
Utilize o reconhecimento de texto e a leitura de códigos de barras para apoiar a indexação, conforme a configuração. Confira as informações reconhecidas antes de concluir o cadastro.
Na rotina da equipe
Como aplicar ao seu acervo
Em um acervo de contratos, a instituição pode planejar pastas por área e usar os campos disponíveis para registrar identificadores relevantes. Esse é um exemplo de organização a definir com a equipe.
Conheça o recurso na prática
Converse sobre o seu processo.
Apresente a rotina da sua equipe e avalie o Trend GED em uma demonstração.
